CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION

Préambule

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'utilisation de l'application ONexpense, éditée par la société ONAPPLI SAS, au capital de 32 000 €, immatriculée au RCS de Toulouse sous le numéro 793 220 914, dont le siège social est situé au 52 chemin des Vivans, 31600 Muret, France (ci-après « ONappli »).

ONexpense est une application de gestion des notes de frais permettant la capture, l'analyse et l'archivage des justificatifs de dépenses professionnelles. ONexpense et ONappli sont des marques déposées.

L'utilisation de l'application ONexpense implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Les tarifs et modalités de paiement sont définis dans les Conditions Générales de Vente.

Article 1 - Acceptation des conditions

En créant un compte et en cliquant sur le bouton « J'accepte » lors de l'enregistrement, l'utilisateur déclare et garantit à ONappli que :

• il a lu les présentes CGU et en accepte l'intégralité des dispositions ;
• il est âgé d'au moins 18 ans ;
• il dispose de la capacité juridique pour s'engager au titre des présentes ;
• les informations fournies lors de l'inscription sont exactes et à jour.

Si l'utilisateur n'accepte pas les présentes CGU, il ne pourra pas utiliser l'application ONexpense.

Article 2 - Description du service

ONexpense propose les fonctionnalités suivantes :

• Capture de justificatifs de dépenses par prise de photo ou import de fichiers ;
• Reconnaissance automatique des informations (montant, date, fournisseur, TVA) ;
• Création et gestion des notes de frais ;
• Export comptable vers des logiciels tiers ;
• Archivage à valeur probante des documents (option, voir Article 9).

Une offre d'essai gratuite de 30 jours avec 2 licences de démonstration est disponible pour permettre aux utilisateurs de tester le service.

Article 3 - Obligations de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à :

• utiliser l'application conformément à sa destination et aux présentes CGU ;
• fournir des informations exactes et à jour lors de son inscription et tout au long de l'utilisation du service ;
• préserver la confidentialité de ses identifiants de connexion et ne pas les communiquer à des tiers ;
• informer immédiatement ONappli en cas de perte, vol ou utilisation frauduleuse de ses identifiants ;
• vérifier l'exactitude des données extraites automatiquement par l'application avant validation ;
• ne déposer que des justificatifs de dépenses professionnelles authentiques.

L'utilisateur est seul responsable de l'utilisation faite de son compte et des conséquences qui en découlent.

Article 4 - Comportements interdits

Il est strictement interdit à l'utilisateur de :

• utiliser l'application à des fins illégales ou contraires à l'ordre public ;
• déposer des documents falsifiés, frauduleux ou ne correspondant pas à des dépenses professionnelles réelles ;
• déposer des images ou fichiers sans rapport avec la gestion des notes de frais ;
• tenter de contourner, désactiver ou interférer avec les mesures de sécurité de l'application ;
• procéder à de l'ingénierie inverse, décompilation ou désassemblage du logiciel ;
• copier, modifier, distribuer ou créer des œuvres dérivées de l'application ;
• utiliser l'application pour collecter des données personnelles de tiers sans autorisation ;
• transmettre des virus, malwares ou tout code malveillant via l'application ;
• usurper l'identité d'une autre personne ou entité ;
• utiliser les serveurs d'ONappli comme espace de stockage pour des fichiers sans rapport avec le service.

Tout manquement à ces interdictions pourra entraîner la suspension ou la résiliation immédiate du compte, sans préavis ni remboursement, et sans préjudice des dommages et intérêts qu'ONappli pourrait réclamer.

Article 5 - Conditions d'utilisation du service

5.1 Nature des documents acceptés

L'application ONexpense est exclusivement dédiée à l'analyse de justificatifs de dépenses professionnelles (tickets, reçus, factures). Tout document ne relevant pas de cette catégorie sera exclu du traitement et pourra être supprimé sans préavis.

5.2 Qualité des images

Pour garantir un traitement optimal, les photos de justificatifs doivent être :

• cadrées correctement (document entier visible) ;
• nettes et lisibles ;
• orientées dans le sens normal de lecture.

ONappli ne peut être tenue responsable des erreurs de reconnaissance résultant d'images de mauvaise qualité.

5.3 Traitement automatique

L'application utilise des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d'intelligence artificielle pour extraire automatiquement les informations des justificatifs. Ce traitement est effectué en quelques secondes.

Important : Les résultats du traitement automatique peuvent comporter des erreurs. L'utilisateur doit impérativement vérifier et valider les informations extraites avant de les utiliser. ONappli ne garantit pas un taux de reconnaissance de 100%.

5.4 Contenus prohibés

Les images ne relevant pas d'un justificatif de dépenses ou dont le contenu serait contraire à la loi française ou européenne seront supprimées immédiatement sans préavis. En cas de récidive, le compte sera supprimé définitivement sans remboursement.

Article 6 - Suppression de données

ONappli se réserve le droit de supprimer, modifier ou déplacer les données enregistrées par l'utilisateur dans les cas suivants :

• les données dépassent la capacité de stockage allouée au compte ;
• les données enfreignent les présentes CGU ;
• la suppression est nécessaire pour des raisons techniques ou de maintenance ;
• les données constituent un obstacle au bon fonctionnement du service ;
• la suppression est requise par une autorité compétente ou par la loi.

ONappli ne pourra être tenue responsable des dommages résultant de la suppression de données effectuée conformément aux présentes CGU.

Article 7 - Propriété intellectuelle

L'ensemble des éléments composant l'application ONexpense (logiciel, interface, textes, images, logos, base de données, algorithmes) est la propriété exclusive d'ONappli et est protégé par les lois françaises et internationales relatives à la propriété intellectuelle.

L'utilisateur bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable de l'application, limité à la durée de son abonnement et aux seuls besoins de son activité professionnelle.

Toute reproduction, représentation, modification, publication ou adaptation de tout ou partie des éléments de l'application est strictement interdite sans l'autorisation écrite préalable d'ONappli.

Les données saisies par l'utilisateur restent sa propriété exclusive.

Article 8 - Confidentialité

L'utilisateur s'engage à considérer comme confidentielles toutes les informations relatives au fonctionnement, aux performances et aux caractéristiques techniques de l'application ONexpense.

Cette obligation de confidentialité s'applique pendant toute la durée d'utilisation du service et pendant une durée de cinq (5) ans après la fin de l'utilisation.

ONappli s'engage réciproquement à traiter de manière confidentielle les données de l'utilisateur, conformément à sa Politique de confidentialité.

Article 9 - Archivage à valeur probante

ONappli propose un service d'archivage à valeur probante permettant de conserver les notes de frais de manière conforme à la réglementation fiscale française (articles 102 B-1 et 102 B-2 du Livre des procédures fiscales).

9.1 Déclenchement de l'archivage

L'archivage à valeur probante est déclenché uniquement lorsque l'utilisateur a complété l'intégralité du processus de validation de sa note de frais et clique explicitement sur le bouton « Archiver en valeur probante ». Cette action est volontaire et irréversible.

Aucun archivage automatique n'est effectué sans action explicite de l'utilisateur.

9.2 Processus d'archivage

Lorsque l'utilisateur déclenche l'archivage, le processus suivant est exécuté :

1. Génération du PDF : un document PDF est généré pour chaque note de frais, incluant l'ensemble des justificatifs et métadonnées associées.
2. Signature et horodatage : le PDF est envoyé à Universign, autorité de certification qualifiée eIDAS, pour signature électronique et horodatage certifié.
3. Archivage longue durée : le document signé et horodaté est transmis à Novarchive, tiers archiveur de confiance agréé par l'État et conforme à la norme NF Z 42-013, pour un stockage sécurisé pendant la durée légale de 10 ans.

Une fois archivé, le document est en lecture seule et ne peut plus être modifié ni supprimé.

9.3 Quota et tarification

L'abonnement mensuel inclut un quota de 40 reçus envoyés en archivage à valeur probante par mois et par licence.

Ce quota est global à l'entreprise : il se cumule sur l'ensemble des licences souscrites. Par exemple, une entreprise disposant de 10 licences bénéficie d'un quota mensuel de 400 reçus archivables (10 × 40).

Tout dépassement du quota mensuel entraîne une surfacturation de 0,10 € HT par reçu supplémentaire archivé. Cette surfacturation est facturée en fin de mois avec l'abonnement.

9.4 Qualité des documents

Les images archivées doivent être conformes aux exigences légales : lisibles, fidèles à l'original et exploitables par l'administration fiscale. L'utilisateur est responsable de la qualité des images déposées. ONappli ne pourra être tenue responsable en cas de rejet par l'administration de documents illisibles ou de mauvaise qualité.

9.5 Restitution des archives

Le Client peut à tout moment demander à ONappli, par simple courrier électronique adressé à support@onexpense.com, la restitution des documents signés électroniquement et horodatés correspondant à la première étape du processus d'archivage (signature et horodatage Universign). Cette restitution est effectuée sans surcoût pour le Client.

Ces documents, issus du stockage assuré par ONappli, constituent une preuve suffisante de l'authenticité et de l'intégrité des justificatifs dans le cadre d'un contrôle fiscal standard.

Pour l'extraction des documents depuis les serveurs de Novarchive (seconde étape du processus d'archivage longue durée), la procédure suivante s'applique :

• La demande doit être adressée par écrit à ONappli (courrier recommandé avec accusé de réception et email à support@onexpense.com) avec un préavis minimum de 15 jours ouvrés ;
• Les documents sont restitués par Novarchive sur un disque dur chiffré remis en main propre au Client ou à son représentant dûment mandaté ;
• La clé de déchiffrement est transmise séparément, également en main propre, conformément aux exigences de sécurité en vigueur.

Le tarif de cette prestation d'extraction depuis Novarchive est intégralement géré par ONappli, qui s'engage à refacturer au Client le montant exact facturé par Novarchive, sans application de marge. Un devis sera communiqué au Client préalablement à toute extraction.

9.6 Destruction des originaux papier

Conformément aux dispositions de l'article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales, le Client est autorisé à détruire les justificatifs papier originaux dès lors que l'ensemble des conditions suivantes sont réunies :

• Les documents ont été numérisés conformément aux exigences légales (reproduction à l'identique, lisibilité, intégrité) ;
• Les copies numériques ont fait l'objet d'une signature électronique et d'un horodatage certifié par une autorité de certification qualifiée (Universign) ;
• Les documents signés et horodatés ont été transmis à un tiers archiveur agréé (Novarchive) pour conservation pendant la durée légale de 10 ans ;
• L'ensemble du processus d'archivage à valeur probante a été correctement finalisé via l'application ONexpense.

Important : La destruction des originaux papier s'effectue sous la seule responsabilité du Client. ONappli recommande de s'assurer, préalablement à toute destruction, que l'archivage électronique a été correctement effectué et que les documents sont accessibles dans l'application. En cas de doute, le Client est invité à conserver les originaux papier par précaution.

Article 10 - Exclusion de garantie

L'application ONexpense est fournie « en l'état ». ONappli ne garantit pas que le service sera exempt d'erreurs, d'interruptions ou de dysfonctionnements.

ONappli décline notamment toute garantie concernant :

• l'exactitude des données extraites automatiquement des justificatifs ;
• la disponibilité continue et ininterrompue du service ;
• la compatibilité du service avec l'ensemble des équipements et logiciels des utilisateurs.

L'utilisateur est seul responsable de la vérification des données extraites automatiquement avant leur validation.

Concernant la conservation des données :

• Documents archivés à valeur probante (Article 9) : ONappli garantit leur conservation et leur intégrité pendant la durée légale de 10 ans, conformément aux engagements pris avec le tiers archiveur Novarchive. En cas de perte imputable à ONappli ou à ses prestataires, la responsabilité d'ONappli pourra être engagée dans les limites prévues à l'Article 11.
• Autres données (notes de frais non archivées, brouillons, données de compte) : ONappli met en œuvre des mesures techniques appropriées pour assurer la protection de ces données, notamment des sauvegardes régulières et des procédures de restauration en cas d'incident. Toutefois, ONappli ne saurait garantir de manière absolue l'absence de perte de données en cas de défaillance technique majeure. L'utilisateur est invité à effectuer des exports réguliers pour les données qu'il juge critiques.

Article 11 - Limitation de responsabilité

La responsabilité d'ONappli ne pourra être engagée qu'en cas de faute prouvée et sera limitée aux dommages directs et prévisibles.

ONappli ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects tels que : perte de données, perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, atteinte à l'image, préjudice commercial.

En tout état de cause, la responsabilité globale d'ONappli au titre des présentes CGU est limitée au montant des sommes effectivement versées par l'utilisateur au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

Article 12 - Support

Les demandes de support peuvent être adressées à ONappli par l'un des canaux suivants :

• Par email à l'adresse : support@onexpense.com
• Via le formulaire de contact disponible sur le site web ONexpense
• Via le formulaire de support intégré à l'application mobile

ONappli s'engage à répondre aux demandes de support dans un délai de 48 heures ouvrées à compter de la réception de la demande.

En cas de difficulté persistante ou si la nature du problème le nécessite, un entretien téléphonique pourra être organisé en seconde instance, sur proposition du support ONappli ou à la demande du Client.

Les conditions de support spécifiques (assistance prioritaire, formation, accompagnement dédié) peuvent être définies dans un contrat entreprise distinct.

Tout signalement d'anomalie doit être effectué par email avec une description détaillée du problème rencontré, accompagnée si possible de captures d'écran ou de toute information utile à sa résolution.

Article 13 - Durée et résiliation

Les présentes CGU sont conclues pour la durée de l'abonnement souscrit par l'utilisateur.

ONappli se réserve le droit de résilier l'accès au service à tout moment, avec ou sans motif, notamment en cas de violation des présentes CGU.

En cas de résiliation, l'utilisateur conserve la possibilité d'exporter ses données pendant un délai de 30 jours suivant la date effective de résiliation. Passé ce délai, les données pourront être supprimées définitivement.

Les obligations de confidentialité et les clauses relatives à la propriété intellectuelle survivent à la résiliation des présentes CGU.

Article 14 - Protection des données personnelles

ONappli s'engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Les modalités de collecte, traitement et conservation des données personnelles sont détaillées dans la Politique de confidentialité et dans les Conditions Générales de Vente.

Pour toute demande relative à vos données personnelles (accès, rectification, suppression, portabilité), vous pouvez contacter : dpo@onexpense.com

Article 15 - Modifications des CGU

ONappli se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les utilisateurs seront informés des modifications substantielles par email ou par notification dans l'application.

La poursuite de l'utilisation du service après notification des modifications vaut acceptation des nouvelles CGU.

Article 16 - Dispositions générales

Si l'une des clauses des présentes CGU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses conserveraient leur pleine force et effet.

Le fait pour ONappli de ne pas exercer un droit ou de ne pas exiger l'exécution d'une obligation au titre des présentes CGU ne constitue pas une renonciation à ce droit ou à cette obligation.

Les présentes CGU constituent l'intégralité de l'accord entre l'utilisateur et ONappli concernant l'utilisation du service. L'utilisateur ne peut céder ses droits et obligations au titre des présentes sans l'accord écrit préalable d'ONappli.

Article 17 - Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit français.

En cas de litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGU, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut d'accord amiable dans un délai de 30 jours, le litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Toulouse.

Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU, vous pouvez nous contacter :

• Par email : support@onexpense.com
• Par courrier : ONappli SAS, 52 chemin des Vivans, 31600 Muret, France