CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Acceptation des Conditions Générales de Vente et de Services
Les présentes conditions générales de vente et de services sont portées à la connaissance de toute personne (entité, entreprise, personne physique ou morale, client...) ci-après dénommée « CLIENT » avant toute collaboration avec la société ONAPPLI SAS.
Le CLIENT reconnaît agir exclusivement à des fins entrant dans le cadre de son activité professionnelle, de sorte qu'il ne peut être qualifié de consommateur au sens du Code de la consommation. Les présentes conditions générales s'appliquent uniquement aux relations entre professionnels (B2B).
Le PRESTATAIRE est la société ONAPPLI SAS (ci-après « le PRESTATAIRE »), au capital de 32 000 €, immatriculée au RCS de Toulouse sous le numéro 793 220 914, dont le siège social est situé au 52 chemin des Vivans, 31600 Muret, représentée par Monsieur Frédéric SOUHCKOFF en qualité de Président, numéro de TVA intracommunautaire : FR69793220914. Elles sont consultables par lien hypertexte sur le site www.onappli.com et www.onexpense.com (ci-après « le Site ») à la rubrique correspondante.
En conséquence, le fait de solliciter les services mis en place par le PRESTATAIRE et que cette demande est acceptée par le PRESTATAIRE emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions générales de vente et de services par le CLIENT. Elles prévalent sur toute condition d'achat, sauf dérogation expresse et formelle du PRESTATAIRE.
Dans ce cas, toute dérogation à ces conditions générales de vente et de services devra faire l'objet d'un accord contractuel écrit (ou de conditions particulières de vente écrites) pour les produits ou services concernés, entre le PRESTATAIRE et le CLIENT.
Ces conditions générales de vente et de services sont présentées en français et cette version est l'unique version valable entre le PRESTATAIRE et le CLIENT. Le PRESTATAIRE se réserve le droit de modifier ces conditions générales de vente et de services à tout moment et sans préavis, afin de prendre notamment en considération les évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles ou techniques se rapportant à ses activités.
Les nouvelles conditions générales de vente et de services s'appliquent à toute nouvelle commande passée après leur mise en ligne sur le Site, ainsi qu'aux contrats d'abonnement en cours à compter de leur prochaine échéance de renouvellement. Le CLIENT est donc invité à prendre régulièrement connaissance des conditions générales de vente et de services sur le Site https://www.onexpense.com à la rubrique correspondante.
OBJET
Le PRESTATAIRE a une activité de prestations informatiques recouvrant notamment la création de sites internet, leur référencement, la réservation de noms de domaine, la maintenance informatique préventive et corrective, le développement et la réalisation de logiciels, l'audit informatique, ainsi que toutes prestations de formations et/ou d'assistance informatique.
En conséquence, les présentes conditions générales de vente et de services ont pour objet de détailler les droits et obligations du PRESTATAIRE et de son CLIENT dans le cadre de la vente de produits ou de l'exécution de prestations informatiques comme décrites à l'alinéa précédent.
DU CONTRAT – CARACTÉRISTIQUES DES PRESTATIONS
Le contrat conclu entre le PRESTATAIRE et le CLIENT (ci-après « le Contrat ») est composé des documents contractuels suivants :
- Les présentes conditions générales de vente et de services
- Les conditions particulières conclues entre le PRESTATAIRE et le CLIENT qui peuvent compléter et/ou déroger aux présentes conditions générales de vente et de services ; les conditions particulières peuvent prendre la forme d'un contrat, d'un bon de commande ou encore d'un devis dûment accepté par le PRESTATAIRE et le CLIENT.
Les obligations respectives de chacune des Parties naissent à partir du moment où le CLIENT a dûment signé et retourné par fax ou par email (document numérisé) le devis, le bon de commande et/ou le contrat émis par le PRESTATAIRE.
En l'absence de document écrit, le fait de solliciter de quelque manière que ce soit (par courrier électronique, par téléphone, oralement, etc.) les services du PRESTATAIRE et que cette demande est acceptée par ce dernier emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions générales de vente et de services par le CLIENT et fait naître, à la charge de chacune des Parties, les droits et obligations qui y sont stipulés.
Pour les abonnements au Logiciel ONexpense souscrits en ligne, l'acceptation des présentes CGV résulte de la validation du formulaire d'inscription par le CLIENT.
Le PRESTATAIRE pourra décider de refuser, d'interrompre ou de modifier l'étendue de sa prestation, et ce sans indemnités au profit du CLIENT, à partir du moment où :
Le CLIENT ne présente pas ou plus les compétences nécessaires et spécifiques à la réalisation définitive de la prestation, notamment dans le cas où le CLIENT refuse de suivre les conseils prodigués par le PRESTATAIRE ou les formations dispensées par le PRESTATAIRE nécessaires à la réalisation définitive de la prestation.
Le PRESTATAIRE est le seul interlocuteur dans le cadre du contrat défini entre le CLIENT et le PRESTATAIRE. En aucun cas le CLIENT n'a le droit de faire appel directement aux sous-traitants du PRESTATAIRE, notamment la société ENSILOG SAS, à des fins de renégociation du contrat sans passer par le PRESTATAIRE. Tout manquement à cette obligation constituera un manquement grave autorisant le PRESTATAIRE à résilier le Contrat de plein droit, sans préjudice de toute demande de dommages et intérêts.
ABONNEMENT AU LOGICIEL ONEXPENSE – DURÉE – RÉSILIATION
Durée de l'abonnement
L'abonnement au logiciel ONexpense est conclu pour une durée initiale correspondant à la formule choisie par le CLIENT (mensuelle ou annuelle) à compter de l'activation des accès. L'abonnement est ensuite renouvelé tacitement par périodes successives de même durée, sauf résiliation par l'une ou l'autre des Parties.
Résiliation
Chaque Partie peut résilier l'abonnement à tout moment, sous réserve de notifier sa décision au plus tard un (1) jour avant la date de renouvellement en cours. La résiliation peut être effectuée :
- Directement depuis l'interface de gestion du compte CLIENT ;
- Par email à l'adresse : support@onexpense.com.
La résiliation prend effet à l'échéance de la période en cours. Aucun remboursement au prorata ne sera effectué pour la période restante.
Suspension pour défaut de paiement
En cas d'échec du prélèvement automatique ou de défaut de paiement de l'abonnement, la procédure suivante s'applique :
- Une notification automatique est envoyée au CLIENT par email l'informant de l'échec du paiement et l'invitant à régulariser sa situation ;
- À défaut de régularisation dans un délai de trente (30) jours suivant la date d'échéance de paiement, le PRESTATAIRE se réserve le droit de suspendre l'accès au service ;
- Cette suspension entraîne la désactivation des licences d'utilisation du CLIENT.
La réactivation du service intervient dès régularisation du paiement.
Sort des données en fin de contrat
À la fin du Contrat, quelle qu'en soit la cause, le CLIENT reste responsable de l'export et de la sauvegarde de ses données. Le CLIENT dispose d'un délai de trente (30) jours à compter de la fin du Contrat pour exporter ses données via les fonctionnalités d'export disponibles dans l'application (export inclus dans l'abonnement).
Passé ce délai, le PRESTATAIRE procédera à la suppression définitive des données du CLIENT, sous réserve des obligations légales de conservation, notamment pour les données archivées à valeur probante qui seront conservées pendant la durée légale de dix (10) ans.
DEVIS - PRISE DE COMMANDE
DEVIS
Pour certaines prestations, le PRESTATAIRE peut adresser un devis au CLIENT. Les devis sont uniquement valables s'ils sont écrits, pendant une durée de 20 jours ferme à compter de la date d'envoi du document au CLIENT, sauf dérogation acceptée par écrit par le PRESTATAIRE. Passé le délai de 20 jours, le PRESTATAIRE ne peut s'engager à proposer au CLIENT les produits ou services décrits dans le devis initial aux mêmes conditions que précédemment.
COMMANDE
Lorsqu'une commande passée par un CLIENT au PRESTATAIRE est formalisée par la création d'un devis, celui-ci récapitule les caractéristiques de l'offre du PRESTATAIRE. La commande est définitivement validée après acceptation définitive du devis par le PRESTATAIRE et le CLIENT. Ainsi ces commandes ne sont plus susceptibles de modification ou d'annulation après acceptation par le PRESTATAIRE du devis signé par le CLIENT.
Le règlement d'un acompte au PRESTATAIRE par le CLIENT à la commande, ou la signature du devis par le CLIENT suffit à considérer le Contrat formé.
PRIX DE LA PRESTATION – DÉLAI – PÉNALITÉS
CONDITIONS DE PAIEMENT
Les prix sont fermes et non révisables. Les modalités de paiement diffèrent selon la nature des prestations :
Abonnement au logiciel ONexpense :
Le paiement de l'abonnement est exigible immédiatement à la souscription et à chaque échéance de renouvellement. Le paiement s'effectue par carte bancaire ou prélèvement SEPA via la plateforme de paiement sécurisée Stripe.
Prestations de services complémentaires :
Sauf stipulation contraire, les factures relatives aux prestations de services (développements spécifiques, formations, audit, etc.) sont payables à trente (30) jours à compter de leur date d'émission, par virement bancaire.
En cas de paiement échelonné accepté par le PRESTATAIRE, les modalités de paiement sont précisées dans les conditions particulières, le devis ou le bon de commande accepté par le CLIENT.
Les prix sont ceux des tarifs en vigueur à la date de l'offre. Ils s'entendent hors taxe en euros. Ils sont soumis à la taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur à la date de facturation.
Les conditions de l'offre contenues dans le devis concernent exclusivement les prestations spécifiées au devis. Toutes prestations supplémentaires non prévues sur le devis feront l'objet d'une facturation supplémentaire égale aux prix desdites prestations supplémentaires.
RETARD ET DÉFAUT DE PAIEMENT
Tout impayé sera considéré comme un retard de paiement et entraînera automatiquement l'application d'une pénalité de retard égale à trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, conformément aux dispositions légales en vigueur.
En cas de défaut de paiement persistant, le PRESTATAIRE se réserve le droit de suspendre ou d'annuler toute prestation en cours et de refuser toute nouvelle commande, après envoi d'une relance par email. Le CLIENT sera alors redevable de l'intégralité des sommes dues.
Pour l'abonnement au logiciel ONexpense, la procédure de suspension est celle décrite à la section « ABONNEMENT AU LOGICIEL ONEXPENSE – DURÉE – RÉSILIATION » (notification automatique puis suspension après 30 jours).
GARANTIE
La présente garantie s'applique aux développements spécifiques et prestations de réalisation logicielle. L'abonnement au logiciel ONexpense est régi par les stipulations de la section « ABONNEMENT AU LOGICIEL ONEXPENSE – DURÉE – RÉSILIATION ».
La garantie s'applique durant la première année après la validation du procès-verbal de recette. La Garantie s'applique au dysfonctionnement dû exclusivement au logiciel développé par le PRESTATAIRE, tous les logiciels tiers ou tout autre développement ne peuvent être imputés au PRESTATAIRE.
Les conditions seront établies précisément au moment du déploiement (versions, identification, liste exhaustive de tous les logiciels utilisés et autres). Le PRESTATAIRE garantit le fonctionnement de l'application, du site web, des applications mobiles. Si un des composants change alors un test de non régression sera mis en place dans le cadre du contrat de support.
Le CLIENT peut demander une modification des sources au PRESTATAIRE. La prestation sera facturée au prix établi par contrat entre les deux parties. Si un problème application envoyé par le CLIENT n'est pas de la responsabilité du PRESTATAIRE, le client sera facturé au prorata des jours passés aux tarifs journaliers précisés dans le contrat ou le cas échéant au tarif en vigueur.
RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE
Le PRESTATAIRE est tenu, dans le cadre des présentes, à une obligation de moyens et non de résultat.
Les réparations dues par le PRESTATAIRE en cas de défaillance d'une prestation de service ou de vente qui résulterait d'une faute établie à son encontre correspondront au seul préjudice direct, personnel et certain lié à la défaillance en cause, à l'exclusion expresse de tout dommage indirect tel que, notamment, préjudice commercial, perte de commandes, atteinte à l'image de marque, trouble commercial quelconque, perte de bénéfices ou de Clients (par exemple : divulgation inopportune d'informations confidentielles par suite de défectuosité ou de piratage de système informatique, action d'un tiers contre le CLIENT, etc.).
En tout état de cause, le montant des dommages et intérêts qui pourraient être mis à la charge du PRESTATAIRE, si sa responsabilité était engagée, sera limité au montant des sommes effectivement versées par le CLIENT au PRESTATAIRE pour la prestation facturée au CLIENT par le PRESTATAIRE ou au montant des sommes correspondant au prix de la prestation, pour la part de la prestation pour laquelle la responsabilité du PRESTATAIRE a été retenue. Sera pris en considération le montant le plus faible de ces sommes.
Le CLIENT reconnaît qu'aucune stipulation des présentes ne le dégagera de l'obligation de payer tous les montants dus au PRESTATAIRE au titre des prestations réalisées.
LOI APPLICABLE - ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE
Le présent Contrat est soumis au droit français, à l'exclusion de toute autre législation.
En cas de différends entre les Parties, et en vue de trouver une solution à tout litige qui surviendrait dans l'exécution des présentes, les Parties conviennent de se réunir dans les quinze jours à compter de la réception d'une lettre recommandée avec accusé de réception, notifiée par l'une des deux Parties, ou d'un courriel.
Si, au terme du délai de quinze jours aucune solution amiable n'a pu être trouvée, les Parties reprendront leur liberté et le différend sera soumis aux juridictions compétentes de TOULOUSE, nonobstant pluralité de défendeurs, demandes incidentes, appel en cause ou en garantie, même pour les procédures conservatoires, en référé ou par requête.
DIVERS
Si une ou plusieurs clauses des Conditions Générales de Vente et de Services sont tenues pour non valides ou déclarées telles en application d'une loi ou à la suite d'une décision définitive d'une juridiction compétente, les autres clauses garderont toute leur force et leur portée.
Le PRESTATAIRE pourra alors remplacer la clause déclarée nulle et non valide par une clause qui se rapprochera le plus quant à son contenu de la clause initialement arrêtée, de manière notamment à maintenir l'équilibre des Conditions Générales de Vente et de Services. Dans ce cas, c'est la nouvelle clause qui s'appliquera alors à la place de l'ancienne clause.
FORCE MAJEURE
Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de l'une de ses obligations si cette inexécution ou ce retard résulte d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.
Sont notamment considérés comme cas de force majeure, outre ceux habituellement retenus par la jurisprudence des cours et tribunaux français : les catastrophes naturelles, tremblements de terre, inondations, incendies ; les épidémies et pandémies ; les guerres, attentats, émeutes, troubles civils ; les grèves générales ; les décisions gouvernementales ou légales empêchant l'exécution du contrat ; les pannes générales et durables des réseaux de télécommunications ou d'électricité ; les cyberattaques d'ampleur affectant les infrastructures du PRESTATAIRE ou de ses sous-traitants.
La Partie affectée par un cas de force majeure en informera l'autre Partie dans les meilleurs délais. Les obligations des Parties seront suspendues pendant la durée de l'événement de force majeure. Si l'événement de force majeure se prolonge au-delà de trois (3) mois, chacune des Parties pourra résilier le Contrat sans indemnité.
CONFIDENTIALITÉ
Chacune des Parties s'engage à considérer comme strictement confidentielles et à ne pas divulguer les informations de toute nature, commerciales, financières, techniques ou autres, dont elle aura eu connaissance à l'occasion de l'exécution du Contrat (ci-après les « Informations Confidentielles »).
Cette obligation de confidentialité ne s'applique pas aux informations :
- qui sont ou deviennent publiques sans faute de la Partie réceptrice ;
- dont la Partie réceptrice avait connaissance avant leur communication par l'autre Partie ;
- qui sont communiquées à la Partie réceptrice par un tiers de manière licite ;
- dont la divulgation est exigée par la loi ou une autorité compétente.
Cette obligation de confidentialité restera en vigueur pendant toute la durée du Contrat et pendant une durée de cinq (5) ans après son expiration ou sa résiliation.
PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Le PRESTATAIRE est et demeure titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle sur le logiciel ONexpense, ses mises à jour, ses évolutions, sa documentation, ainsi que sur tous les développements, outils et méthodologies utilisés dans le cadre de l'exécution des prestations.
Le CLIENT bénéficie d'une licence d'utilisation non exclusive, non transférable et non cessible du logiciel ONexpense, pour la durée du Contrat et pour les seuls besoins de son activité professionnelle. Cette licence est accordée sous réserve du paiement des redevances correspondantes.
Le CLIENT s'interdit notamment de :
- reproduire, copier ou dupliquer le logiciel, en tout ou partie ;
- modifier, adapter, traduire, décompiler, désassembler ou procéder à toute ingénierie inverse du logiciel ;
- céder, sous-licencier, louer ou mettre à disposition le logiciel à des tiers ;
- supprimer ou modifier les mentions de propriété intellectuelle figurant sur le logiciel.
Sauf stipulation contraire dans les conditions particulières, les développements spécifiques réalisés pour le CLIENT restent la propriété du PRESTATAIRE, qui concède au CLIENT un droit d'utilisation dans les mêmes conditions que la licence ci-dessus.
Les données saisies par le CLIENT dans le logiciel restent la propriété exclusive du CLIENT.
CESSION DU CONTRAT
Le CLIENT peut céder le présent Contrat à un tiers, notamment en cas de fusion, acquisition, cession d'activité ou restructuration, sous réserve d'en informer le PRESTATAIRE par écrit au moins trente (30) jours avant la date effective de la cession et de transmettre les coordonnées du cessionnaire.
Le cessionnaire sera tenu par l'ensemble des obligations du Contrat et devra accepter les présentes conditions générales de vente et de services.
Le PRESTATAIRE se réserve le droit de céder le Contrat à toute société du même groupe ou à tout successeur de son activité, sans accord préalable du CLIENT.
PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Le PRESTATAIRE s'engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Qualité des parties au regard du RGPD
Données de gestion commerciale : Pour les données relatives à la relation commerciale (contacts, facturation, comptes clients), ONAPPLI SAS, représentée par Monsieur Frédéric SOUHCKOFF, agit en qualité de responsable de traitement.
Données traitées via le logiciel ONexpense : Pour les données à caractère personnel traitées via le logiciel ONexpense pour le compte du CLIENT (notamment données relatives aux utilisateurs et aux notes de frais), le CLIENT est responsable de traitement et le PRESTATAIRE agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Les droits et obligations des Parties à ce titre sont précisés dans la Politique de confidentialité.
Finalités et base légale
Les données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes : exécution du contrat, gestion de la relation client, facturation, support technique, et amélioration des services. La base légale du traitement est l'exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).
Sous-traitants et transferts de données
Le PRESTATAIRE fait appel aux sous-traitants suivants pour l'exécution de ses services :
- Microsoft Azure (hébergement) – Europe du Nord et Europe de l'Ouest
- Stripe (paiement) – Union Européenne et États-Unis
- PostHog (analytics) – Union Européenne
- Google (services annexes) – États-Unis
La liste complète et à jour des sous-traitants est disponible dans la Politique de confidentialité.
Toutes les données sont stockées au sein de l'Union Européenne. Dans le cadre de certains traitements automatisés (reconnaissance optique de caractères), des données techniques non rattachées aux utilisateurs peuvent être transmises aux États-Unis pour traitement, sans stockage permanent. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Durée de conservation
Les données relatives aux notes de frais et pièces justificatives sont conservées pendant une durée de 10 ans conformément aux obligations légales de conservation des documents comptables. Les autres données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant les délais de prescription légaux applicables. Le CLIENT peut demander une suppression anticipée de ses données, sous réserve des obligations légales de conservation.
Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, le CLIENT et les utilisateurs disposent des droits suivants sur leurs données personnelles :
- Droit d'accès aux données
- Droit de rectification
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
- Droit à la limitation du traitement
- Droit à la portabilité des données
- Droit d'opposition
Pour exercer ces droits, le CLIENT peut adresser sa demande par email à l'adresse : dpo@onexpense.com
En cas de réclamation, le CLIENT peut également saisir la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).