Guide Complet Archivage Numérique des Factures

L’archivage numérique des factures simplifie la gestion, réduit les coûts et garantit la conformité légale. À partir de septembre 2026, toutes les entreprises françaises soumises à la TVA devront émettre et recevoir des factures électroniques. Voici les points clés à retenir :

• Avantages principaux : gain de temps, réduction des erreurs, suivi en temps réel, et diminution des coûts liés au papier et à l’impression.
• Conformité légale : conservation obligatoire des factures électroniques pendant 10 ans, avec des formats structurés (Factur-X, UBL, CII).
• Sécurité renforcée : utilisation de plateformes certifiées (PDP) et stockage sécurisé (certifications ISO 27001 et SecNumCloud).
• Technologies utilisées : OCR pour automatiser la capture des données et systèmes d’archivage électronique pour une gestion simplifiée.

Avec des solutions comme ONexpense, les PME peuvent se préparer efficacement à cette transition en respectant les exigences légales tout en optimisant leurs processus.

Exigences légales et conformité en France

Périodes de conservation obligatoires et normes

En France, la législation impose des règles strictes concernant la conservation des factures numériques. Ces documents doivent être conservés sous leur format électronique pendant une durée minimale de 10 ans. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, qu’il s’agisse de micro-entreprises ou de grandes sociétés.

Pour garantir la conformité, les formats tels que Factur‑X, UBL 2.0/2.1, CII, Peppol BIS et EDIFACT sont acceptés. Ces standards assurent une interopérabilité optimale et respectent la norme européenne EN 16931.

Durant toute cette période de conservation, trois critères doivent impérativement être respectés : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures depuis leur émission jusqu’à la fin de la période légale.

Exigences de stockage sécurisé

Au-delà de la conservation, la sécurité des données constitue un enjeu majeur. La réglementation française exige l’utilisation d’une piste d’audit fiable, d’une signature électronique qualifiée ou d’un format structuré basé sur l’EDI.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) jouent un rôle clé en garantissant l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des données. Pour une protection optimale, il est recommandé de faire appel à des prestataires certifiés.

Parmi les certifications les plus reconnues, SecNumCloud garantit que les données sont hébergées en France ou en Europe, à l’abri des lois extraterritoriales, et accessibles uniquement aux personnes autorisées. De son côté, la certification ISO 27001 atteste de la mise en place d’un système structuré pour la gestion de la sécurité de l’information.

Enfin, une gestion d’accès granulaire permet de minimiser les risques liés à l’exposition des données sensibles. Ces dispositifs renforcent la sécurité et préparent les entreprises à la transition vers la facturation électronique obligatoire.

Préparation aux règles de facturation électronique

La mise en place de la facturation électronique obligatoire implique une préparation rigoureuse, notamment pour les PME. Le calendrier de déploiement prévoit deux étapes principales en fonction de la taille des entreprises :

Les PME ont le choix entre le Portail Public de Facturation (PPF), gratuit, et une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), payante. Cette décision dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise, notamment en termes de volume de factures, d’intégration avec leur système ERP et des fonctionnalités nécessaires.

Les entreprises doivent également informer l’administration fiscale des différentes étapes du cycle de vie des factures (émission, rejet, paiement, encaissement). Pour se préparer efficacement, il est essentiel d’analyser les exigences liées au e-reporting et de définir, avec leur PDP, les formats d’échange adaptés. L’identification des lignes d’adressage et la mise en place des flux d’information avec la plateforme choisie sont également cruciales.

Enfin, la formation des équipes internes est un pilier fondamental de cette transition. Les collaborateurs doivent maîtriser les formats de factures conformes, savoir transmettre les données via la plateforme sélectionnée et être en mesure de gérer les erreurs ou les rejets.

Outils et technologies pour l’archivage numérique

OCR pour la capture automatisée de données

La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est une technologie clé pour l’archivage numérique. Elle permet de convertir des documents scannés ou des images en texte exploitable par des machines. Pour les PME en France, cela se traduit par un gain de temps important dans le traitement des factures papier et des documents numériques non structurés.

Les solutions modernes d’OCR utilisent des algorithmes sophistiqués pour reconnaître avec précision différents formats de documents. Le Traitement Intelligent de Documents (IDP) va encore plus loin : grâce à l’intelligence artificielle, il analyse et interprète les informations contenues dans les documents. Cela s’avère particulièrement utile, sachant que près de 90 % des données d’entreprise sont non structurées.

Pour tirer le meilleur parti de l’OCR, il est conseillé d’opter pour un logiciel spécialisé dans le traitement des factures, capable d’extraire automatiquement les données, de reconnaître les éléments essentiels et de s’intégrer facilement aux systèmes existants. Un entraînement préalable du logiciel sur des exemples de factures permet d’adapter la reconnaissance aux mises en page et termes spécifiques.

Systèmes de stockage numérique sécurisé

Les Systèmes d’Archivage Électronique (SAE) et les Systèmes de Gestion Électronique de Documents (GED) sont essentiels pour garantir la conformité et la sécurité des documents numériques. Ces outils permettent de respecter les obligations légales françaises concernant la conservation des factures électroniques.

Un système de stockage efficace doit inclure des mécanismes de validation pour détecter les éventuelles incohérences, ainsi que des outils d’automatisation pour simplifier les processus, comme les flux d’approbation. D’après des études, 63 % des entreprises constatent moins de problèmes liés à la facturation après avoir automatisé leurs processus de comptabilité fournisseurs. De plus, certaines entreprises peuvent économiser jusqu’à 160 millions de dollars en automatisant leurs flux de travail liés aux factures et bons de commande.

Ces technologies posent les bases pour des solutions intégrées, comme celles proposées par ONexpense.

Comment ONexpense accompagne l’archivage numérique

Pour répondre aux besoins des PME françaises en matière de conformité et de sécurité documentaire, ONexpense propose une solution complète d’archivage numérique. Sa plateforme s’appuie sur une technologie OCR avancée, permettant aux utilisateurs de scanner des reçus via leur smartphone, de valider automatiquement les informations et de générer des fichiers Excel pour les équipes comptables.

La fonctionnalité d’archivage probant d’ONexpense garantit une conservation sécurisée des documents pendant 6 ans, simplifiant ainsi la gestion tout en assurant le respect des réglementations. De plus, l’API d’ONexpense facilite l’intégration avec des outils comptables populaires comme SAGE et Quadratus, éliminant les ressaisies manuelles et fluidifiant les échanges de données entre systèmes.

ONexpense propose ses services à partir de 2,90 € par utilisateur par mois, avec des options avancées disponibles dès 4,90 € HT par mois.

Comment mettre en place l’archivage numérique pour les PME

Étapes pour passer à l’archivage numérique

Passer à l’archivage numérique demande une approche structurée et réfléchie. La première étape consiste à analyser vos processus actuels : identifiez les points de friction et évaluez le volume de documents que vous traitez chaque mois. Cela permet de mieux comprendre vos besoins et de choisir une solution adaptée.

Optez pour une solution cloud sécurisée, accessible de partout et capable de s’adapter à vos besoins croissants. Par exemple, la solution intégrée d’ONexpense offre des fonctionnalités idéales pour les PME.

Un bon exemple de réussite est celui de Lawrence Paper Company. Grâce à l’implémentation de DocuWare en 2024, cette entreprise de 215 employés est passée de 15 à 100 factures traitées quotidiennement, tout en digitalisant plus de 150 000 documents.

« Nous sommes passés de 15 factures traitées par jour à 100 factures par jour », explique Mike Cordaro, Spécialiste IT et Responsable des Projets Spéciaux chez Lawrence Paper Company.

Pour réussir votre transition, configurez des workflows automatisés qui respectent vos processus existants. Standardisez les conventions de nommage et utilisez des métadonnées claires et uniformes. Ces pratiques simplifient la recherche et la récupération des documents à l’avenir. Enfin, sécurisez vos données pour garantir l’intégrité de tout le système.

Sécurité des données et gestion des accès

La sécurité des données est un pilier essentiel de l’archivage numérique. Les données sensibles doivent être chiffrées tout au long de leur cycle de vie. En parallèle, mettez en place des contrôles d’accès rigoureux, avec une hiérarchie de permissions pour protéger les informations confidentielles tout en permettant un accès légitime à ceux qui en ont besoin.

L’authentification multi-facteurs (MFA) est une excellente façon de renforcer la sécurité de vos archives numériques. De plus, élaborez une politique d’archivage claire : déterminez quelles données conserver, pendant combien de temps et dans quel format (PDF/A, TIFF, texte brut) pour garantir leur accessibilité sur le long terme.

Pour assurer l’intégrité des documents, utilisez des contrôles de version et des sauvegardes redondantes réparties sur plusieurs sites. Effectuez également des vérifications régulières de fixité à l’aide de sommes de contrôle pour détecter toute altération ou corruption des fichiers.

Bonnes pratiques pour la conformité à long terme

Respecter les exigences réglementaires nécessite une gestion rigoureuse et bien documentée. Conservez des journaux détaillés de toutes les activités réalisées dans votre système d’archivage pour répondre aux audits. Réalisez régulièrement des évaluations des risques pour identifier les faiblesses et prioriser les actions correctives. Testez aussi vos procédures de restauration pour vous assurer qu’elles fonctionnent en cas d’incident.

La formation continue de vos équipes est tout aussi importante. Elle permet de développer une culture de cybersécurité et de sensibiliser vos collaborateurs aux bonnes pratiques. En cas de problème, un plan de réponse aux incidents bien défini peut limiter les impacts d’une violation de données ou d’une cyberattaque. Enfin, surveillez les accès pour prévenir toute activité suspecte et maintenir vos standards de conformité.

Adopter l’archivage numérique apporte de nombreux avantages : gain d’espace, recherche rapide grâce aux métadonnées, meilleure protection des données et respect des réglementations. Avec des pratiques solides et un système bien conçu, vous serez prêt à accompagner la croissance de votre entreprise.

La solution Archivage Probant d’ONexpense, proposée à 4,90 € HT par mois, répond à ces besoins : conservation sécurisée pendant 6 ans, exports personnalisés et formation incluse. Une option idéale pour les PME qui souhaitent moderniser leur gestion documentaire tout en restant conformes aux exigences légales.

Avantages et ROI de l’archivage numérique

Principaux avantages pour les PME

L’archivage numérique simplifie le quotidien des entreprises en éliminant les tâches manuelles et en accélérant les recherches grâce à l’indexation automatique et aux métadonnées. Trouver un document ne prend plus que quelques secondes.

Un autre atout majeur réside dans la réduction des coûts opérationnels. Les dépenses liées au papier, à l’impression, aux espaces de stockage et à la gestion manuelle des documents disparaissent presque entièrement. En automatisant ces processus, les erreurs humaines sont minimisées, ce qui garantit une facturation plus précise et réduit les coûts associés aux corrections.

Les PME profitent également d’une flexibilité impressionnante. Contrairement aux méthodes traditionnelles, les solutions numériques s’adaptent facilement à une augmentation des volumes de documents, sans impact significatif sur les coûts fixes. Cela permet aux entreprises de se concentrer sur leur croissance plutôt que sur des contraintes administratives.

Enfin, l’automatisation facilite le respect des réglementations en vigueur, ce qui renforce leur compétitivité. Ces avancées opérationnelles se traduisent par des économies importantes et un impact positif sur l’environnement.

Économies de coûts et impact environnemental

Au-delà des gains de temps, l’archivage numérique offre des avantages financiers et écologiques. En abandonnant le papier et les espaces de stockage physiques, les entreprises réduisent immédiatement leurs frais. Ces économies peuvent alors être réinvesties dans des initiatives stratégiques.

L’efficacité accrue permet également d’accélérer les paiements, réduisant ainsi les retards et les pénalités. De plus, cette rapidité ouvre la porte à des escomptes pour paiements anticipés, offrant un bénéfice financier supplémentaire.

Sur le plan environnemental, la réduction de l’utilisation du papier diminue l’empreinte carbone et améliore l’image de l’entreprise, tout en s’inscrivant dans une démarche de responsabilité sociétale.

Les PME constatent rapidement que l’investissement dans l’archivage numérique est largement compensé par les économies réalisées. Par exemple, la solution Archivage Probant d’ONexpense, proposée à 4,90 € HT par mois, offre une conservation sécurisée sur 6 ans et des exports personnalisés, garantissant un retour sur investissement avantageux.

Comparaison archivage manuel vs numérique

Les méthodes numériques surpassent nettement les techniques manuelles en termes de rapidité, précision et coûts. Voici un aperçu des différences :

Les entreprises qui adoptent l’automatisation constatent des résultats impressionnants : une réduction des coûts de 20 % et une hausse de la productivité allant de 27 à 133 %. En moyenne, les dirigeants de petites entreprises économisent 13 heures par semaine sur leurs tâches personnelles, et leurs employés gagnent également 13 heures supplémentaires.

L’automatisation permet de gérer des volumes trois fois plus importants tout en réduisant les coûts unitaires et en diminuant le taux d’erreur de 5 % à seulement 1 %. Ces chiffres montrent que pour les PME, l’archivage numérique est bien plus qu’une amélioration – c’est une solution incontournable pour rester compétitif sur le marché actuel.

Les règles de conservation des factures électronique

Conclusion

L’archivage numérique des factures n’est plus seulement une obligation réglementaire pour les PME françaises, mais un levier stratégique face aux changements législatifs à venir. Cette évolution s’inscrit dans un mouvement plus vaste de modernisation des pratiques commerciales.

Pour réussir cette transition, les PME doivent se préparer avec soin. Cela passe par un audit des systèmes existants, le choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée et la formation des équipes. Il est également indispensable de vérifier que la solution choisie prend en charge les formats requis, tels que UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur‑X.

Un défaut de conformité peut entraîner des sanctions financières, mettant en péril la trésorerie des petites entreprises. C’est pourquoi une approche proactive est essentielle.

Dans ce contexte, la solution ONexpense se distingue. Avec son offre d’Archivage Probant à 4,90 € HT par mois, elle garantit une conservation sécurisée des factures pendant 6 ans, tout en permettant aux PME de se concentrer sur leurs activités principales.

Loin d’être une simple contrainte légale, l’archivage numérique peut transformer les obligations administratives en opportunités de croissance pour les entreprises.