Excel vs Logiciel de notes de frais

Résumé rapide :

• Excel : Convient pour les très petites entreprises avec peu de notes de frais à gérer. Flexible, mais limité par la saisie manuelle, des erreurs fréquentes et un manque d’automatisation.
• ONexpense : Logiciel de notes de frais automatisé pour les PME en croissance ou avec des processus complexes. Réduit les erreurs, automatise les calculs (TVA, frais kilométriques) et garantit la conformité légale.

Points clés à retenir :

• Excel :
  • Saisie manuelle, risque élevé d’erreurs (jusqu’à 88 % des feuilles contiennent des inexactitudes).
  • Peu adapté à des volumes de données importants ou à la collaboration en temps réel.
  • Coût annuel indirect élevé (temps perdu, corrections d’erreurs).
• ONexpense :
  • Automatisation via OCR (capture des justificatifs en photo, extraction des données).
  • Calcul automatique de la TVA et archivage sécurisé pendant 6 ans.
  • Intégration avec des logiciels comptables (SAGE, Quadratus).
  • Coût abordable : dès 3,4 € HT par utilisateur/mois.

Tableau comparatif rapide :

Conclusion :

Si vous gérez peu de frais, Excel peut suffire temporairement. Mais pour une gestion fiable, rapide et conforme, surtout en cas de croissance ou d’équipe mobile, ONexpense est une solution à envisager.

Excel pour la Gestion des Frais

Fonctionnalités d’Excel pour la Gestion des Frais

Excel reste un outil incontournable pour de nombreuses PME françaises lorsqu’il s’agit de gérer les frais professionnels. En effet, pas moins de 89 % des entreprises l’utilisent pour diverses tâches comptables, ce qui témoigne de sa popularité et de sa large adoption. Grâce à ses fonctionnalités variées, telles que les formules avancées (comme SOMME(), MOYENNE(), et SI()), les tableaux croisés dynamiques et les outils de visualisation, Excel simplifie des tâches essentielles comme la gestion des comptes clients et fournisseurs, le suivi des flux de trésorerie ou encore la préparation d’états financiers.

L’un des grands atouts d’Excel est sa flexibilité. Il permet de concevoir des feuilles de calcul personnalisées : on peut y ajouter des colonnes spécifiques pour les dates, les descriptions, les catégories de frais et les montants, tout en automatisant les calculs. De plus, des modèles prédéfinis peuvent être adaptés aux besoins de chaque entreprise, et la création de tableaux de bord pour visualiser les indicateurs clés de performance ajoute une dimension analytique précieuse. Toutefois, malgré cette richesse fonctionnelle, Excel atteint rapidement ses limites face aux besoins croissants et complexes des entreprises.

Limitations d’Excel

Malgré ses nombreuses qualités, Excel n’est pas exempt de défauts, surtout lorsqu’il est utilisé pour des tâches complexes comme la gestion des frais. L’une des principales faiblesses réside dans la saisie manuelle, qui est non seulement longue, mais aussi sujette aux erreurs. En effet, 88 % des feuilles de calcul contiennent des inexactitudes .

« Lorsque plusieurs personnes utilisent la même feuille de calcul, les erreurs sont inévitables ».

En outre, Excel montre ses limites en termes d’évolutivité. À mesure qu’une entreprise se développe, gérer une quantité croissante de données devient un défi, d’autant plus que les options de collaboration sont limitées. Le suivi des modifications en temps réel peut s’avérer difficile, ce qui complique la coordination entre les équipes . Cette visibilité réduite peut également ralentir la prise de décisions stratégiques.

La sécurité des données est un autre problème majeur. Excel n’est pas conçu pour gérer des informations financières sensibles de manière sécurisée, ce qui peut exposer les entreprises à des risques importants. Par ailleurs, Excel n’offre pas de fonctionnalités intégrées pour s’interfacer avec d’autres systèmes d’entreprise ou automatiser les processus. Cela rend la génération de rapports détaillés fastidieuse et chronophage. Une étude menée par The Penn Group of Companies montre qu’en adoptant un logiciel automatisé, l’entreprise a pu économiser 62 heures par mois, auparavant consacrées à la saisie manuelle.

En conclusion, bien qu’Excel soit un outil polyvalent et accessible, ses limites deviennent évidentes dès que les besoins dépassent un certain seuil de complexité.

ONexpense pour la Gestion des Frais

Fonctionnalités d’ONexpense

ONexpense est une solution SaaS pensée pour simplifier et moderniser la gestion des frais des TPE et PME en France. Avec son fonctionnement basé sur le cloud, cette plateforme propose des outils conçus pour automatiser et sécuriser le traitement des notes de frais.

L’un des atouts majeurs d’ONexpense réside dans son système OCR (reconnaissance optique de caractères). En prenant une simple photo d’un justificatif, la plateforme extrait automatiquement des informations clés comme le montant, la date, le fournisseur et la catégorie de dépense. Fini la saisie manuelle fastidieuse !

Elle prend également en charge les calculs automatiques de TVA, en s’adaptant aux multiples taux en vigueur en France, notamment le taux standard de 20 %.

Pour les frais kilométriques, ONexpense s’appuie sur les barèmes officiels pour calculer les indemnités, garantissant ainsi un traitement conforme et précis.

Les workflows de validation configurables permettent aux managers de suivre et d’approuver les dépenses en temps réel. Ces processus automatisés repèrent également les dépenses qui ne respecteraient pas les politiques internes, un aspect souvent compliqué à gérer avec des outils comme Excel.

Ces fonctionnalités clés offrent une alternative bien plus performante à Excel, en supprimant les tâches répétitives et en renforçant la fiabilité des processus.

Avantages d’ONexpense par rapport à Excel

Là où Excel atteint ses limites, ONexpense se démarque avec des solutions adaptées aux besoins modernes des entreprises. Contrairement à Excel, qui repose sur une saisie manuelle souvent source d’erreurs, ONexpense automatise ces tâches grâce à son OCR et ses intégrations, éliminant ainsi les risques liés aux erreurs humaines.

La collaboration est également simplifiée avec ONexpense : son interface multi-utilisateurs et ses notifications en temps réel permettent un travail d’équipe fluide, sans les problèmes de versions conflictuelles qu’on peut rencontrer avec Excel.

Autre avantage de taille : ONexpense garantit un archivage probant conforme aux exigences françaises. Les documents numérisés sont stockés de manière sécurisée pendant 6 ans, permettant aux entreprises de se débarrasser des reçus papier, une tâche difficile à gérer efficacement avec Excel.

En outre, la plateforme s’intègre parfaitement avec des logiciels comptables comme SAGE ou Quadratus. Cela élimine la double saisie et réduit les risques d’erreurs lors du transfert manuel des données, un problème courant avec Excel.

Enfin, la sécurité des données est une priorité pour ONexpense. Hébergées au sein de l’Union européenne, les informations financières sensibles sont protégées conformément au RGPD, garantissant ainsi un haut niveau de confidentialité et de fiabilité pour les entreprises.

Comparaison des Fonctionnalités

Tableau Comparatif

Pour évaluer les différences majeures entre Excel et ONexpense, voici un tableau qui met en lumière les critères essentiels influençant la gestion des frais en entreprise.

Ce tableau illustre bien l’écart entre une gestion manuelle avec Excel et une automatisation poussée avec ONexpense. Par exemple, Excel repose sur une saisie manuelle et des formules simples, tandis qu’ONexpense utilise l’OCR pour capturer et organiser les données automatiquement. Vinay Shiriwastaw, Chief Commercial Officer chez DisputeHelp, explique :

« Le fait d’avoir la carte de crédit professionnelle connectée, et que toutes les dépenses soient importées pour une visibilité complète - nous retirons le fardeau à l’employé de saisir et d’enregistrer cette dépense. »

En matière de conformité, Excel nécessite une gestion manuelle des taux de TVA et un archivage laborieux. ONexpense, quant à lui, calcule automatiquement les différentes TVA et archive les documents conformément aux réglementations RGPD.

Côté évolutivité, Excel montre ses limites dès que les volumes de données augmentent. À l’inverse, ONexpense s’appuie sur une infrastructure cloud moderne qui maintient des performances optimales, même avec des volumes importants.

Enfin, les économies réalisées par les entreprises sont impressionnantes : environ 500 000 € et 3 000 heures de travail par an, contre un coût d’entrée de 3,4 € HT par utilisateur et par mois. Ces gains dépassent de loin l’investissement initial dans ONexpense.

Quand Utiliser Excel ou ONexpense

Petites Équipes avec un Suivi Simple des Frais

Pour une micro-entreprise traitant moins de 20 notes de frais par mois, Excel peut suffire avec une feuille de calcul basique. Cependant, cette option implique une saisie manuelle, des calculs non automatisés et l’archivage physique des justificatifs, ce qui augmente le risque d’erreurs et la charge de travail. Cette méthode reste envisageable tant que l’équipe accepte ces limites. Mais dès que le volume dépasse 50 transactions mensuelles ou que plus de 5 heures par semaine sont consacrées à ces tâches administratives, il devient pertinent d’envisager ONexpense.

PME en Croissance avec des Flux de Travail Complexes

Pour les PME en plein développement, ONexpense s’impose comme une solution idéale. Prenons l’exemple d’une entreprise de services informatiques passant de 10 à 30 employés. Avec cette croissance, les défis se multiplient : gestion des projets clients, frais de déplacement réguliers, notes de restaurant et traçabilité pour la facturation. ONexpense simplifie ces processus grâce à son OCR, ses calculs automatiques et ses workflows personnalisables, permettant de réduire les erreurs et de gagner jusqu’à 62 heures par mois.

En intégrant directement des logiciels comme SAGE ou Quadratus, ONexpense synchronise automatiquement les écritures comptables, éliminant ainsi les doubles saisies et les incohérences. Cela s’avère particulièrement précieux pour des équipes mobiles ou des entreprises en expansion rapide.

Main-d’Œuvre Distante ou Mobile

Pour des équipes en télétravail ou itinérantes, ONexpense devient un outil incontournable. Par exemple, un cabinet d’expertise-comptable dont les collaborateurs se déplacent chez les clients rencontre souvent des limites avec Excel : chaque justificatif doit être capturé, classé et saisi manuellement, ce qui peut être compliqué sans connexion.

Avec ONexpense, les collaborateurs mobiles disposent d’une application iOS et Android qui permet une capture instantanée des justificatifs via OCR, une synchronisation automatique et des validations en temps réel grâce aux notifications push. La géolocalisation intégrée facilite aussi le calcul des frais kilométriques selon le barème fiscal français. Pour une équipe de 15 commerciaux itinérants, cette automatisation libère un temps considérable : au lieu de passer 2 heures par semaine sur des tâches administratives, ils peuvent se concentrer sur leurs objectifs commerciaux. Enfin, l’archivage numérique d’ONexpense garantit la conservation des justificatifs pendant 6 ans, conformément aux obligations légales françaises, sans risque de perte ou de dégradation des documents.

Comment Choisir le Bon Outil

Facteurs Clés à Prendre en Compte

Le choix entre Excel et ONexpense dépend de plusieurs critères que chaque entreprise doit examiner en fonction de ses besoins spécifiques. Le volume des transactions est souvent le premier indicateur. Si votre entreprise traite un nombre limité de notes de frais, Excel peut suffire. Mais dès que ce volume augmente, ses limites deviennent rapidement évidentes.

La complexité des processus internes est un autre aspect essentiel. Une micro-entreprise avec des dépenses simples peut gérer ses frais avec Excel. En revanche, une PME, surtout si elle gère plusieurs projets ou nécessite des validations hiérarchiques, aura besoin d’une solution plus avancée. D’ailleurs, une enquête menée par PwC en 2023 indique que la modernisation technologique est une priorité pour les directeurs financiers, particulièrement en matière d’automatisation de la gestion des frais.

La conformité aux réglementations est également un enjeu majeur. Excel ne propose pas d’outils intégrés pour garantir le respect des normes financières, ce qui peut exposer votre entreprise à des amendes ou pénalités. Pour les entreprises régulièrement soumises à des contrôles fiscaux, ONexpense offre des fonctionnalités comme l’archivage sécurisé et la traçabilité, qui sont des garanties précieuses.

Enfin, la capacité d’évolution est un critère déterminant. Là où Excel atteint vite ses limites avec la croissance de votre entreprise, une solution dédiée comme ONexpense est conçue pour s’adapter à vos besoins croissants et gérer efficacement des volumes importants de données.

Ces éléments clés vous aideront à choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins, selon les situations décrites ci-dessous.

Recommandations en Fonction des Besoins

Pour les très petites entreprises, notamment celles comptant moins de 5 employés et disposant d’un budget serré, Excel peut être une solution temporaire, bien qu’elle implique une saisie manuelle, souvent source d’erreurs.

Les PME en phase de croissance rapide bénéficieront grandement de l’automatisation qu’offre ONexpense. Ce type de solution réduit les coûts de traitement, minimise les erreurs et accélère les délais d’approbation.

Pour les équipes mobiles ou en télétravail, ONexpense est particulièrement adapté. Selon certaines études, 28 % des employés trouvent que la collecte manuelle des justificatifs est leur principale frustration concernant les frais professionnels. Avec son application mobile et sa fonction de capture OCR, ONexpense simplifie non seulement la gestion des justificatifs, mais garantit aussi leur conformité.

Enfin, si votre entreprise a des besoins complexes en matière d’intégration comptable, ONexpense est clairement le choix idéal. Christelle Valdivia, responsable de la comptabilité fournisseurs chez Aircall, explique :

« Le plus gros problème que nous avons rencontré était qu’aucun des outils ne s’intégrait avec notre fournisseur comptable, NetSuite ».

En résumé, si vous cherchez une solution temporaire, Excel peut faire l’affaire. Mais pour une gestion optimisée et stratégique des frais, surtout à moyen et long terme, ONexpense est un investissement judicieux.

Conclusion

Synthèse des Points Clés

Nous avons exploré en profondeur les limites d’Excel et les avantages qu’offre ONexpense. Voici un résumé des principaux enseignements. Bien que de nombreuses entreprises (43 %) continuent de s’appuyer sur des outils manuels pour gérer leurs rapports de frais, Excel montre rapidement ses limites face à des processus plus complexes. En revanche, une solution automatisée comme ONexpense peut transformer la donne : elle permet de gagner plus de 30 000 heures par an et réduit le temps de traitement de 61 secondes à seulement 10 secondes.

Les bénéfices de l’automatisation sont clairs : baisse des erreurs de 65 %, accélération des approbations de 50 %, et réduction des coûts de traitement de 30 %. Ces chiffres prennent encore plus de sens lorsque l’on sait que 41 % des PME passent trop de temps sur la gestion des frais.

De plus, ONexpense va au-delà des capacités d’Excel en garantissant la conformité réglementaire grâce à une traçabilité et un archivage sécurisé – des éléments cruciaux lors de contrôles fiscaux.

Ces données vous offrent une vision claire pour orienter votre décision.

Conseils pour la Prise de Décision Finale

Pour choisir entre Excel et ONexpense, il est essentiel d’évaluer vos besoins actuels et futurs. Si vous constatez que vos processus, même simples, sont ralentis par des erreurs ou des délais, il est peut-être temps d’adopter une solution spécialisée.

Pensez à tirer parti des périodes d’essai gratuites proposées par ONexpense. Cela vous permettra de constater par vous-même les gains en efficacité et en temps. Prenez également le temps de consulter les retours d’autres utilisateurs et d’analyser l’impact sur des équipes mobiles ou en télétravail.

Avec un coût de départ de 3,4 € HT par mois et par utilisateur, ONexpense s’amortit rapidement. À titre de comparaison, traiter un rapport de frais manuellement coûte en moyenne 58 €. Pour une PME en pleine croissance, adopter cette solution ne se limite pas à un simple gain de temps : c’est un levier pour se concentrer sur des priorités stratégiques et renforcer sa compétitivité.

Adoptez une gestion moderne des frais et donnez à votre entreprise les moyens de progresser sereinement.

Cas pratique Excel : Créer un suivi des dépenses