CONDICIONES GENERALES DE USO

Preámbulo

Las presentes Condiciones Generales de Uso (en adelante "CGU") rigen el uso de la aplicación ONexpense, editada por la sociedad ONAPPLI SAS, con un capital social de 32.000 €, inscrita en el Registro Mercantil de Toulouse con el número 793 220 914, con domicilio social en 52 chemin des Vivans, 31600 Muret, Francia (en adelante "ONappli").

ONexpense es una aplicación de gestión de notas de gastos que permite la captura, el análisis y el archivo de justificantes de gastos profesionales. ONexpense y ONappli son marcas registradas.

El uso de la aplicación ONexpense implica la aceptación plena y completa de las presentes CGU. Las tarifas y modalidades de pago se definen en las Condiciones Generales de Venta.

Artículo 1 - Aceptación de las condiciones

Al crear una cuenta y hacer clic en el botón "Acepto" durante el registro, el usuario declara y garantiza a ONappli que:

• ha leído las presentes CGU y acepta la totalidad de sus disposiciones;
• tiene al menos 18 años de edad;
• tiene la capacidad jurídica para comprometerse en virtud de las presentes;
• la información proporcionada durante el registro es exacta y está actualizada.

Si el usuario no acepta las presentes CGU, no podrá utilizar la aplicación ONexpense.

Artículo 2 - Descripción del servicio

ONexpense ofrece las siguientes funcionalidades:

• Captura de justificantes de gastos mediante foto o importación de archivos;
• Reconocimiento automático de información (importe, fecha, proveedor, IVA);
• Creación y gestión de notas de gastos;
• Exportación contable a software de terceros;
• Archivo con valor probatorio de documentos (opcional, ver Artículo 9).

Se ofrece una prueba gratuita de 30 días con 2 licencias de demostración para que los usuarios puedan probar el servicio.

Artículo 3 - Obligaciones del usuario

El usuario se compromete a:

• utilizar la aplicación conforme a su finalidad y a las presentes CGU;
• proporcionar información exacta y actualizada durante su registro y durante todo el uso del servicio;
• mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y no comunicarlas a terceros;
• informar inmediatamente a ONappli en caso de pérdida, robo o uso fraudulento de sus credenciales;
• verificar la exactitud de los datos extraídos automáticamente por la aplicación antes de validarlos;
• depositar únicamente justificantes de gastos profesionales auténticos.

El usuario es el único responsable del uso de su cuenta y de las consecuencias que se deriven.

Artículo 4 - Comportamientos prohibidos

Está estrictamente prohibido al usuario:

• utilizar la aplicación con fines ilegales o contrarios al orden público;
• depositar documentos falsificados, fraudulentos o que no correspondan a gastos profesionales reales;
• depositar imágenes o archivos sin relación con la gestión de notas de gastos;
• intentar eludir, desactivar o interferir con las medidas de seguridad de la aplicación;
• realizar ingeniería inversa, descompilación o desensamblaje del software;
• copiar, modificar, distribuir o crear obras derivadas de la aplicación;
• utilizar la aplicación para recopilar datos personales de terceros sin autorización;
• transmitir virus, malware o cualquier código malicioso a través de la aplicación;
• suplantar la identidad de otra persona o entidad;
• utilizar los servidores de ONappli como espacio de almacenamiento para archivos sin relación con el servicio.

Cualquier incumplimiento de estas prohibiciones podrá dar lugar a la suspensión o rescisión inmediata de la cuenta, sin previo aviso ni reembolso, y sin perjuicio de los daños y perjuicios que ONappli pueda reclamar.

Artículo 5 - Condiciones de uso del servicio

5.1 Naturaleza de los documentos aceptados

La aplicación ONexpense está dedicada exclusivamente al análisis de justificantes de gastos profesionales (tickets, recibos, facturas). Cualquier documento que no pertenezca a esta categoría será excluido del tratamiento y podrá ser eliminado sin previo aviso.

5.2 Calidad de las imágenes

Para garantizar un tratamiento óptimo, las fotos de justificantes deben ser:

• encuadradas correctamente (documento completo visible);
• nítidas y legibles;
• orientadas en el sentido normal de lectura.

ONappli no será responsable de los errores de reconocimiento derivados de imágenes de mala calidad.

5.3 Tratamiento automático

La aplicación utiliza tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e inteligencia artificial para extraer automáticamente la información de los justificantes. Este tratamiento se realiza en pocos segundos.

Importante: Los resultados del tratamiento automático pueden contener errores. El usuario debe verificar y validar imperativamente la información extraída antes de utilizarla. ONappli no garantiza una tasa de reconocimiento del 100%.

5.4 Contenidos prohibidos

Las imágenes que no correspondan a un justificante de gastos o cuyo contenido sea contrario a la ley francesa o europea serán eliminadas inmediatamente sin previo aviso. En caso de reincidencia, la cuenta será eliminada definitivamente sin reembolso.

Artículo 6 - Supresión de datos

ONappli se reserva el derecho de suprimir, modificar o desplazar los datos registrados por el usuario en los siguientes casos:

• los datos superan la capacidad de almacenamiento asignada a la cuenta;
• los datos infringen las presentes CGU;
• la supresión es necesaria por razones técnicas o de mantenimiento;
• los datos constituyen un obstáculo para el buen funcionamiento del servicio;
• la supresión es requerida por una autoridad competente o por la ley.

ONappli no será responsable de los daños derivados de la supresión de datos efectuada conforme a las presentes CGU.

Artículo 7 - Propiedad intelectual

El conjunto de elementos que componen la aplicación ONexpense (software, interfaz, textos, imágenes, logotipos, base de datos, algoritmos) es propiedad exclusiva de ONappli y está protegido por las leyes francesas e internacionales relativas a la propiedad intelectual.

El usuario tiene un derecho de uso personal, no exclusivo y no transferible de la aplicación, limitado a la duración de su suscripción y únicamente para las necesidades de su actividad profesional.

Cualquier reproducción, representación, modificación, publicación o adaptación de todo o parte de los elementos de la aplicación está estrictamente prohibida sin la autorización previa por escrito de ONappli.

Los datos introducidos por el usuario siguen siendo de su propiedad exclusiva.

Artículo 8 - Confidencialidad

El usuario se compromete a considerar como confidencial toda información relativa al funcionamiento, rendimiento y características técnicas de la aplicación ONexpense.

Esta obligación de confidencialidad se aplica durante toda la duración del uso del servicio y durante un período de cinco (5) años después del fin del uso.

ONappli se compromete recíprocamente a tratar de manera confidencial los datos del usuario, conforme a su Política de privacidad.

Artículo 9 - Archivo con valor probatorio

ONappli ofrece un servicio de archivo con valor probatorio que permite conservar las notas de gastos de manera conforme a la normativa fiscal francesa (artículos 102 B-1 y 102 B-2 del Libro de Procedimientos Fiscales).

9.1 Activación del archivo

El archivo con valor probatorio se activa únicamente cuando el usuario ha completado la totalidad del proceso de validación de su nota de gastos y hace clic explícitamente en el botón "Archivar con valor probatorio". Esta acción es voluntaria e irreversible.

No se realiza ningún archivo automático sin acción explícita del usuario.

9.2 Proceso de archivo

Cuando el usuario activa el archivo, se ejecuta el siguiente proceso:

1. Generación del PDF: se genera un documento PDF para cada nota de gastos, incluyendo todos los justificantes y metadatos asociados.
2. Firma y sellado de tiempo: el PDF se envía a Universign, autoridad de certificación cualificada eIDAS, para la firma electrónica y el sellado de tiempo certificado.
3. Archivo a largo plazo: el documento firmado y sellado se transmite a Novarchive, tercero archivador de confianza autorizado por el Estado y conforme a la norma NF Z 42-013, para un almacenamiento seguro durante el período legal de 10 años.

Una vez archivado, el documento es de solo lectura y ya no puede ser modificado ni eliminado.

9.3 Cuota y tarificación

La suscripción mensual incluye una cuota de 40 recibos enviados al archivo con valor probatorio por mes y por licencia.

Esta cuota es global para la empresa: se acumula sobre el conjunto de las licencias suscritas. Por ejemplo, una empresa con 10 licencias dispone de una cuota mensual de 400 recibos archivables (10 × 40).

Cualquier exceso de la cuota mensual conlleva una facturación adicional de 0,10 € sin IVA por recibo adicional archivado. Esta facturación adicional se factura a final de mes junto con la suscripción.

9.4 Calidad de los documentos

Las imágenes archivadas deben cumplir con los requisitos legales: legibles, fieles al original y explotables por la administración fiscal. El usuario es responsable de la calidad de las imágenes depositadas. ONappli no será responsable en caso de rechazo por parte de la administración de documentos ilegibles o de mala calidad.

9.5 Restitución de los archivos

El Cliente puede en cualquier momento solicitar a ONappli, mediante simple correo electrónico dirigido a support@onexpense.com, la restitución de los documentos firmados electrónicamente y sellados correspondientes a la primera etapa del proceso de archivo (firma y sellado Universign). Esta restitución se efectúa sin coste adicional para el Cliente.

Estos documentos, procedentes del almacenamiento asegurado por ONappli, constituyen una prueba suficiente de la autenticidad e integridad de los justificantes en el marco de una inspección fiscal estándar.

Para la extracción de documentos desde los servidores de Novarchive (segunda etapa del proceso de archivo a largo plazo), se aplica el siguiente procedimiento:

• La solicitud debe dirigirse por escrito a ONappli (carta certificada con acuse de recibo y correo electrónico a support@onexpense.com) con un preaviso mínimo de 15 días laborables;
• Los documentos son restituidos por Novarchive en un disco duro cifrado entregado en mano al Cliente o a su representante debidamente autorizado;
• La clave de descifrado se transmite por separado, también en mano, conforme a los requisitos de seguridad vigentes.

La tarifa de esta prestación de extracción desde Novarchive es íntegramente gestionada por ONappli, que se compromete a refacturar al Cliente el importe exacto facturado por Novarchive, sin aplicación de margen. Se comunicará un presupuesto al Cliente previamente a cualquier extracción.

9.6 Destrucción de los originales en papel

Conforme a las disposiciones del artículo A 102 B-2 del Libro de Procedimientos Fiscales, el Cliente está autorizado a destruir los justificantes originales en papel siempre que se cumplan todas las siguientes condiciones:

• Los documentos han sido digitalizados conforme a los requisitos legales (reproducción idéntica, legibilidad, integridad);
• Las copias digitales han sido objeto de una firma electrónica y un sellado de tiempo certificado por una autoridad de certificación cualificada (Universign);
• Los documentos firmados y sellados han sido transmitidos a un tercero archivador autorizado (Novarchive) para su conservación durante el período legal de 10 años;
• Todo el proceso de archivo con valor probatorio ha sido correctamente finalizado a través de la aplicación ONexpense.

Importante: La destrucción de los originales en papel se realiza bajo la exclusiva responsabilidad del Cliente. ONappli recomienda asegurarse, previamente a cualquier destrucción, de que el archivo electrónico se ha efectuado correctamente y de que los documentos están accesibles en la aplicación. En caso de duda, se invita al Cliente a conservar los originales en papel por precaución.

Artículo 10 - Exclusión de garantía

La aplicación ONexpense se proporciona "tal cual". ONappli no garantiza que el servicio esté exento de errores, interrupciones o disfuncionamientos.

ONappli declina expresamente toda garantía relativa a:

• la exactitud de los datos extraídos automáticamente de los justificantes;
• la disponibilidad continua e ininterrumpida del servicio;
• la compatibilidad del servicio con todos los equipos y software de los usuarios.

El usuario es el único responsable de la verificación de los datos extraídos automáticamente antes de su validación.

En cuanto a la conservación de los datos:

• Documentos archivados con valor probatorio (Artículo 9): ONappli garantiza su conservación e integridad durante el período legal de 10 años, conforme a los compromisos adquiridos con el tercero archivador Novarchive. En caso de pérdida imputable a ONappli o a sus prestadores, la responsabilidad de ONappli podrá verse comprometida dentro de los límites previstos en el Artículo 11.
• Otros datos (notas de gastos no archivadas, borradores, datos de cuenta): ONappli implementa medidas técnicas apropiadas para asegurar la protección de estos datos, incluyendo copias de seguridad periódicas y procedimientos de restauración en caso de incidente. Sin embargo, ONappli no puede garantizar de manera absoluta la ausencia de pérdida de datos en caso de fallo técnico mayor. Se invita al usuario a realizar exportaciones periódicas de los datos que considere críticos.

Artículo 11 - Limitación de responsabilidad

La responsabilidad de ONappli solo podrá verse comprometida en caso de culpa probada y se limitará a los daños directos y previsibles.

ONappli no podrá en ningún caso ser considerada responsable de los daños indirectos tales como: pérdida de datos, pérdida de facturación, pérdida de clientela, daño a la imagen, perjuicio comercial.

En cualquier caso, la responsabilidad global de ONappli en virtud de las presentes CGU se limita al importe de las sumas efectivamente abonadas por el usuario durante los doce (12) meses anteriores al hecho generador del daño.

Artículo 12 - Soporte

Las solicitudes de soporte pueden dirigirse a ONappli a través de uno de los siguientes canales:

• Por correo electrónico a la dirección: support@onexpense.com
• A través del formulario de contacto disponible en el sitio web de ONexpense
• A través del formulario de soporte integrado en la aplicación móvil

ONappli se compromete a responder a las solicitudes de soporte en un plazo de 48 horas laborables desde la recepción de la solicitud.

En caso de dificultad persistente o si la naturaleza del problema lo requiere, se podrá organizar una llamada telefónica como segunda instancia, a propuesta del soporte de ONappli o a petición del Cliente.

Las condiciones de soporte específicas (asistencia prioritaria, formación, acompañamiento dedicado) pueden definirse en un contrato empresarial separado.

Cualquier notificación de anomalía debe realizarse por correo electrónico con una descripción detallada del problema encontrado, acompañada si es posible de capturas de pantalla o de cualquier información útil para su resolución.

Artículo 13 - Duración y rescisión

Las presentes CGU se celebran por la duración de la suscripción contratada por el usuario.

ONappli se reserva el derecho de rescindir el acceso al servicio en cualquier momento, con o sin motivo, especialmente en caso de violación de las presentes CGU.

En caso de rescisión, el usuario conserva la posibilidad de exportar sus datos durante un plazo de 30 días a partir de la fecha efectiva de rescisión. Transcurrido este plazo, los datos podrán ser eliminados definitivamente.

Las obligaciones de confidencialidad y las cláusulas relativas a la propiedad intelectual sobreviven a la rescisión de las presentes CGU.

Artículo 14 - Protección de datos personales

ONappli se compromete a respetar la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, en particular el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Las modalidades de recogida, tratamiento y conservación de los datos personales se detallan en la Política de privacidad y en las Condiciones Generales de Venta.

Para cualquier solicitud relativa a sus datos personales (acceso, rectificación, supresión, portabilidad), puede contactar: dpo@onexpense.com

Artículo 15 - Modificaciones de las CGU

ONappli se reserva el derecho de modificar las presentes CGU en cualquier momento. Los usuarios serán informados de las modificaciones sustanciales por correo electrónico o mediante notificación en la aplicación.

La continuación del uso del servicio tras la notificación de las modificaciones implica la aceptación de las nuevas CGU.

Artículo 16 - Disposiciones generales

Si una de las cláusulas de las presentes CGU fuera declarada nula o inaplicable, las demás cláusulas conservarán plena fuerza y efecto.

El hecho de que ONappli no ejerza un derecho o no exija el cumplimiento de una obligación en virtud de las presentes CGU no constituye una renuncia a ese derecho o a esa obligación.

Las presentes CGU constituyen la totalidad del acuerdo entre el usuario y ONappli respecto al uso del servicio. El usuario no puede ceder sus derechos y obligaciones en virtud de las presentes sin el acuerdo previo por escrito de ONappli.

Artículo 17 - Derecho aplicable y jurisdicción

Las presentes CGU se rigen por el derecho francés.

En caso de litigio relativo a la interpretación o ejecución de las presentes CGU, las partes procurarán encontrar una solución amistosa. A falta de acuerdo amistoso en un plazo de 30 días, el litigio se someterá a la competencia exclusiva de los tribunales de Toulouse.

Contacto

Para cualquier pregunta relativa a las presentes CGU, puede contactarnos:

• Por correo electrónico: support@onexpense.com
• Por correo postal: ONappli SAS, 52 chemin des Vivans, 31600 Muret, Francia